Моніторинг інтернет-активності співробітників

1. Вступ Сьогодні практично неможливо уявити собі компанію, співробітники якої б не використовували...
2. Використання інтернету в шкідливих цілях
3. Перевірка Історії браузера
4. Моніторинг мережевого трафіку
5. Моніторинг дій користувачів
6. Рекомендації з моніторингу інтернет-активності співробітників
7. висновок

Вступ

Сьогодні практично неможливо уявити собі компанію, співробітники якої б не використовували в робочих цілях інтернет. Для багатьох інтернет є незамінним робочим інструментом. З іншого боку, інтернет дає підстави розважатися і витрачати час даремно.

Так само, як і у випадку з корпоративними телефонами, майже всі співробітники з доступом до інтернету хоча б зрідка використовують його в особистих цілях. Якщо таке використання стає надмірним, це може привести до зменшення продуктивності співробітника.

Ще одним приводом для занепокоєння в разі використання робочого доступу в інтернет не за призначенням стає безпеку. Це не тільки збільшує ймовірність зараження шкідливими програмами, а й дає можливість зловмисним співробітникам легко вкрасти Вашу конфіденційну інформацію або викласти її у вільний доступ.

Вирішенням цієї проблеми є моніторинг інтернет-активності співробітників. У цій статті ми розглянемо причини, за якими співробітники використовують корпоративний інтернет не за призначенням, і які є кращі способи для того, щоб цьому запобігти.

Як співробітники витрачають свій час

Інтернет пропонує велику кількість способів розважитися або вирішити особисті справи. Співробітник може проводити велику кількість часу на роботі, використовуючи інтернет в особистих цілях, що може негативно позначитися на його продуктивності, і, як результат, відіб'ється на доходах Вашої компанії. Найпопулярніші способи використання корпоративного інтернету в особистих цілях включають в себе:

• Використання сервісів миттєвого обміну повідомленнями для зв'язку з друзями, родиною чи колегами з особистих питань.
• Відправлення особистих поштових повідомлень.
• Здійснення покупок в інтернет-магазинах.
• Використання соціальних мереж.
• Перегляд розважальних сайтів.

Однак, для того, щоб ефективно поліпшити продуктивність працівника, важливо розуміти не тільки що він робить, але і чому він це робить. Існує кілька причин, за якими співробітники використовують корпоративний інтернет в особистих цілях:

• Використання інтернету в якості коротких перерв на відпочинок
• Використання інтернету з нудьги
• Велика кількість вільного часу через недостатню завантаженість
• Низьке задоволення від роботи і небажання працювати
• Відсутність або низька швидкість домашнього інтернету

Багато співробітників впевнені, що короткі перерви, що дозволяють на мить відволіктися від поточних завдань, здатні збільшити продуктивність і задоволення від роботи. Більшість людей не здатні залишатися зосередженими 7 або 8 годин підряд і використання інтернету в особистих цілях дає можливість відпочити. Подібні невеликі перерви зазвичай не впливають на продуктивність працівника. Однак, занадто часте і тривале використання інтернету в особистих цілях може являти собою проблему.

Моніторинг інтернет-активності здатний дати вам всю необхідну інформацію для продуктивної розмови зі співробітником про його результативності. Подібний захід, при розумному використанні, здатна збільшити продуктивність і зробити робочий час більш продуктивним.

Використання інтернету в шкідливих цілях

У деяких випадках, використання співробітниками інтернету в особистих цілях може нанести набагато більше шкоди, ніж просто зниження продуктивності. Використання інтернету в шкідливих цілях може призвести до суттєвих фінансових наслідків для компанії, і навіть, в деяких випадках, до судових позовів:

• Використання захищеної інформації не за призначенням. Співробітник може використовувати Вашу захищену інформацію не за призначенням, наприклад, викласти її у відкритий доступ або випадково відправити її з поштовим повідомленням не тому адресату. Подібні дії можуть привести до дорогих витокам інформації. У більшості випадків, використання забороненої інформації не за призначенням відбувається в результаті помилки або недбалості працівника, але іноді це трапляється і внаслідок спланованих атак.
• Шкідливе програмне забезпечення. Переглядаючи сторонні сайти, що не належать до роботи, співробітник відкриває свій комп'ютер для атаки з боку різних шкідливих програм. Такі програми легко можуть інфікувати всю мережеву інфраструктуру компанії і порушити робочий процес. При використанні корпоративної електронної пошти для реєстрації на різних сторонніх ресурсах, на поштову скриньку співробітника в подальшому може приходити спам, що містить шкідливі програми.
• Перегляд сторінок з порнографічним вмістом. Перегляд сторінок з порнографічним вмістом може послужити причиною для позову. Це також вкрай негативно впливає на робочу атмосферу та корпоративну культуру всередині офісу.
• Незаконне скачування інформації. Деякі співробітники можуть незаконно завантажувати різну інформацію, наприклад, піратське програмне забезпечення, піратські розважальні продукти, такі як музика і фільми. Подібні незаконні дії можуть спричинити за собою судові розгляди і негативно позначиться на репутації Вашої компанії.
• Здійснення незаконних дій через інтернет. Співробітник може використовувати корпоративний інтернет для здійснення незаконних дій, таких як злом і крадіжку, шахрайство, переслідування будь-кого, і т.д. Подібні дії можуть призвести до судових розглядів і вкрай негативно вплинути на репутацію Вашої компанії.

Моніторинг інтернет-активності співробітників є відмінним способом запобігти будь-які шкідливі дії, як навмисні, так і випадкові, і захистити Вашу компанію від внутрішніх загроз.

Існують різні способи моніторингу інтернет-активності співробітників, що відрізняються вартістю і ефективністю. Важливо вибрати інструмент, який найкраще підходить для Вашої ситуації.

Перевірка Історії браузера

Будь-яке використання інтернету залишає помітний відбиток на браузері у вигляді тимчасових файлів і маркерів-куків. Крім цього, в кожному браузері за замовчуванням включена запис історії використання. Перевіривши всю цю інформацію, можна легко отримати приблизну картину того, як співробітник використовує корпоративний інтернет. Однак, не варто забувати, що співробітник може так само легко замести сліди, видаливши всі тимчасові файли і очистивши історію. Таким чином, при всій своїй простоті цей метод є самим ненадійним.

Моніторинг мережевого трафіку

Перехоплюючи мережевий трафік, ви легко можете дізнатися які сторінки і коли відвідував співробітник. Найпростіший спосіб це зробити - моніторинг трафіку на рівні брандмауера, проте існує також велика кількість спеціальних програм-аналізаторів трафіку, як платних, так і безкоштовних. Єдиним обмеженням таких програм є той факт, що Ви маєте доступ тільки до інформації, яка проходить через мережу. Ви не знаєте, чи проводить співробітник час за читанням сайту, або просто залишає його відкриті у фоновому режимі, продовжуючи виконувати свою роботу. Таким чином часто складно точно оцінити продуктивність працівника. Крім того, подібні рішення не дозволяють надійно запобігти витоку інформації і внутрішні загрози.

Моніторинг дій користувачів

Використання спеціальних рішень для моніторингу дій користувачів є найкращим, але також найдорожчим способом моніторингу інтернет-активності співробітників. Подібні рішення надають Вам повний відеозапис всього, що відбувається на екрані співробітника, даючи точне уявлення про те, як саме він витрачає свій робочий час. Ви отримуєте інформацію про те, які програми і вікна були відкриті в який час і які сайти переглядав співробітник. Подібні рішення дають найбільше відомостей, дозволяючи Вам точно і надійно контролювати і запобігати внутрішні загрози, а також повністю оцінити продуктивність своїх співробітників. Однак, ліцензія на подібні продукти може виявитися занадто дорогою для малих і середніх підприємств. Існують програми для моніторингу дій користувачів з більш гнучкими ліцензійними схемами, такі як система Екран , Що є доступними навіть для малих підприємств, але таких програм на ринку досить мало. Однак, незважаючи ні на що, моніторинг дій користувачів є найкращим способом перевірити інтернет-активність своїх співробітників.

Рекомендації з моніторингу інтернет-активності співробітників

З якою метою роботодавець контролює використання корпоративного інтернету своїми співробітниками? Деякі роботодавці роблять це для того, щоб збільшити продуктивність співробітників, деякі, - щоб захистити свій бізнес від різних ризиків, пов'язаних з внутрішніми загрозами. Однак, слід враховувати, що в деяких випадках подібний контроль може мати негативний ефект. Здійснюючи моніторинг інтернету-активності співробітників без належної поваги до них і їх приватного життя, ви ризикуєте негативно вплинути на їх моральний настрій і задоволення роботою. Надалі це може привести до збільшення плинності кадрів і проблем з пошуком нових співробітників.

Виходом в такій ситуації є моніторинг інтернет-активності співробітників з дотриманням всіх необхідних моральних і етичних норм, проявляючи повагу до приватного життя співробітника. Існує ряд простих рекомендацій, дотримання яких дозволить Вам досягти бажаних результатів:

• Опрацюйте політику користування інтернетом. Дуже важливо опрацювати корпоративну політику з використання інтернету в робочий час. Така політика повинна визначати всі, що дозволено і заборонено і давати співробітнику чітке уявлення про те, якої поведінки від нього очікують на робочому місці. Цю політику необхідно ефективно донести до всіх співробітників і переконається, що вона повсюдно виконується, починаючи зі старшого менеджменту компанії.
• Попередьте співробітників про те, що їх інтернет-активність записується. Закон РФ забороняє моніторинг електронної пошти співробітника без його відома, проте не зобов'язує попереджати співробітника про моніторинг інтернет-активності. Проте, подібні попередження необхідні для підтримки здорового клімату в колективі. Крім того, знаючи, що його дії будуть записані, співробітник з набагато меншою ймовірністю зробить порушення.
• Проводьте моніторинг тільки коли це необхідно. Постійний моніторинг може надавати великий тиск на співробітників і приводити до низького рівня задоволення роботою. Дуже важливо проводити моніторинг інтернет-активності співробітників тільки коли в цьому дійсно є необхідність: з міркувань безпеки або при незадовільній результативності співробітника.
• Ефективна комунікація сприяє довірі. Дуже важливо чітко донести причини моніторингу інтернет-активності до співробітників. Постарайтеся залучити їх на свою сторону. Культивація довірчих відносин між співробітниками і роботодавцями призводить до лояльності і здоровому клімату в колективі.

висновок

Необхідно пам'ятати, що іноді в житті трапляються форс-мажорні ситуації, що не мають відношення до роботи, проте потребують вирішення в робочий час. Часто корисно поставити себе на місце співробітника і проявити гнучкість щодо використання корпоративного інтернету не за призначенням.

Однак, життєві неприємності не можуть бути причиною для низької продуктивності через марної трати часу за переглядом розважальних сайтів в робочий час, не кажучи вже про потенційну загрозу безпеці компанії з боку співробітника. Якщо Ви хочете збільшити продуктивність і захистити свою компанію від витоків інформації, по моніторинг інтернет-активності співробітників є відмінним для цього інструментом .