знищення документів

1. Експертиза цінності документів У уніщовіння документів - найважливіший елемент роботи архіву. Разом...
2. Документи, які не підлягають знищенню
3. Супровідна документація для знищення документів
4. Способи знищення документів

Експертиза цінності документів

У уніщовіння документів - найважливіший елемент роботи архіву. Разом з тим здійснювати знищення документації неможливо без проведення експертизи цінності документів. При цьому правилами роботи архівів рекомендується не проводити експертизу цінності документів одним працівником одноосібно навіть в маленьких організаціях, оскільки це може привести до негативних наслідків: можуть бути знищені документи раніше закінчення визначеного для них терміну зберігання. Тому для проведення експертизи повинна бути створена експертна комісія.

Кого включити в комісію для підтвердження факту знищення документів індивідуальному підприємцю, у якого немає найманих працівників?Див. відповідь на нашому сайті

Для того щоб провести повноцінну оцінку документів, що виділяються до знищення, до складу експертної комісії бажано включати наступних працівників:

• Представник керівництва організації;
• архівіста;
• головного бухгалтера організації;
• представника служби персоналу організації;
• представника юридичної служби організації;
• співробітника служби документаційного забезпечення або секретаря організації.

Склад експертної комісії затверджується наказом керівника підприємства. В організації може бути створена постійно діюча експертна комісія, але вона може створюватися і щороку. Експертна комісія (ЕК) встановлює факт закінчення терміну зберігання документів, складає акт про виділення до знищення документів і відповідно до нього (актом) готує документи на знищення.

приклад 1

Зразок наказу про створення експертної комісії

Згорнути Показати

Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів проводиться на всіх етапах життєвого циклу документа:

• в поточному діловодстві:
  • при складанні номенклатури справ,
  • при формуванні документів у справи,
  • при підготовці справ до подальшого зберігання;
• в архіві організації:
  • в процесі підготовки справ до передачі в центральні архіви;
  • в процесі виділення документів і справ з термінами зберігання, що до знищення.

Основними функціями експертних комісій є:

• відбір документів постійного і тимчасового зберігання для передачі в архіви;
• відбір документів з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають подальшому зберіганню;
• виділення до знищення справ, термін зберігання яких закінчився;
• розгляд описів справ постійного терміну зберігання та актів на справи, відібрані для знищення;
• розгляд актів на справи, відібрані для знищення з огляду на невиправних пошкоджень, і актів про невиявлення справ, що підлягають передачі на зберігання до архіву;
• участь у знищенні справ.

У відповідності з термінами, встановленими наказом про проведення експертизи цінності документів, працівниками служби архіву організації та ДНЗ спільно з ЕК щорічно проводиться експертиза цінності документів, що утворюються в діяльності структурних підрозділів організації та знаходяться на зберіганні в архіві організації.

Як правило, спочатку співробітниками архіву організації проводиться відбір документів, що підлягають постійному зберіганню, які описуються відповідно до встановлених Правилами роботи архівів організацій. Складені при цьому опису підлягають затвердженню керівником організації; в разі якщо організація є фондообразователем державного архіву, то знову складені описи підлягають також погодженням з ЕПК державного архіву, в який в подальшому справи будуть передані на постійне зберігання. Особливу увагу при цьому необхідно приділяти і документації по особовому складу, так як дані документи передаються на державне зберігання в разі ліквідації організації.

З метою гарантованого збереження документаційною інформації акти про виділення документів до знищення оформляються тільки після складання і затвердження описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання.

До знищення також можуть бути відібрані документи, пошкоджені в такій мірі, що велика частина тексту недоступна для прочитання і відновлення їх не представляється можливим. У тих випадках, коли можливо хоча б часткове відновлення тексту пошкоджених документів, вони залишаються на зберігання, реставруються або фотокопір.

Експертна комісія виявляє точну кількість документації, яку необхідно ліквідувати, крім того, проводить зважування утилізованих документів (якщо в організації є така можливість). Як правило, документи (пачки, тюки, мішки з документами) зважуються тільки в пункті вторсировини, в якому є відповідне обладнання. Після закінчення роботи оформляється акт про виділення документів до знищення. Зверніть увагу, що механічна переробка або спалювання архівних справ (документів) повинні проводитися до повної їх переробки (спалювання) в присутності членів комісії. Для утилізації документів можливе залучення спеціалізованої організації.

Архівна обробка документів з метою їх списання і знищення

Робота по виділенню документів до знищення, як правило, проводиться як в архіві організації, так і в структурних підрозділах, які здійснюють поточне зберігання документів.

ВАС РФ визнав, що не набрав чинності «Перелік типових управлінських архівних документів ...».Коли і чому?Як будуть розвиватися події?Див. Статтю « Країна залишилася без Переліку типових управлінських архівних документів ».
Крім того, див. новинну інформацію на цю тему.

Після проведення експертизи цінності документів експертна комісія може прийняти рішення про повне або часткове знищення архівних справ. Іноді перед знищенням створюється електронний архів шляхом сканування документів.

При цьому використання документів, виділених до знищення, для господарських потреб (наприклад, на чернетки) заборонено!

Якщо прийнято рішення про повну утилізації, то проводяться роботи по разброшюровке справ, вилучення скріпок та інших видів кріплення. Наприклад, якщо документи, скріплені скобами, потраплять в шредер, то вони можуть зіпсувати апарат.

Якщо ви проводите роботу зі знищення документів не перший рік і у вас в архіві ідеальний порядок, то зручно вилучати справи зі сховища тільки після затвердження акта і відразу ж складати їх в тару - мішки або коробки. Але це можливо тільки при наявності «ідеального архіву», в якому не потрібно переглядати кожну справу і визначати термін його зберігання на місці.

Отже, акт складений. Він підписується особою, яка його склала, узгоджується ЕК організації, про що на акті робиться відповідний запис. Потім акт передається на затвердження керівнику організації, який несе повну відповідальність за зберігання документів.

Якщо організація є фондообразователем державного архіву, то акти затверджуються тільки після узгодження описів справ постійного зберігання та справ з особового складу з ЕПК державного архіву, про що на акті також робиться відповідний запис.

Документи можуть знищуватися на території компанії або транспортуватися з навантаженням. Для виключення втрати документів вони повинні бути упаковані.

При цьому здійснювати доставку і навантаження документів може як ваша компанія, так і спеціалізована організація, що займається знищенням документів. У будь-якому випадку присутність фахівців вашої компанії обов'язково при навантаженні документів і при самій процедурі знищення, оскільки потрібне дотримання конфіденційності.

Зверніть увагу, що деякі компанії спеціалізуються на вивезенні макулатури і її подальшої переробки (і, відповідно, виконують великі обсяги роботи безкоштовно, прибуток вони отримують за рахунок передачі паперової маси на виробництво), а інші - саме на конфіденційності та високого ступеня надійності. При використанні компанії, яка спеціалізується на утилізації макулатури, ваша організація може зіткнутися з «витоком інформації», з непередбаченими наслідками.

Документи, які не підлягають знищенню

Документи, які в силу Переліку типових управлінських документів, а також інших законодавчих і нормативних актів повинні зберігатися постійно, підлягають державному, муніципальному зберігання і передаються в архіви в терміни та у відповідності з порядком, встановленим положенням про архівний фонд РФ. Якщо ж організація не є джерелом комплектування державного або муніципального архіву, то зберігати їх вона повинна самостійно.

Супровідна документація для знищення документів

Основним документом, відповідно до якого здійснюється знищення документів, є акт про виділення документів до знищення. У загальному вигляді це список різновидів документів, пропонованих до знищення, із зазначенням їх кількості (див. Приклад 2)

Типова форма акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, затверджена рішенням колегії Росархіву і є додатком 4 до Основних правил роботи архівів організацій.

приклад 2

Акт про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню

Згорнути Показати

У акту безліч дат. Вони показують хронологію подій. Пояснимо її, використовуючи умовні позначення:

1 - дата протоколу ЕПК архівної установи (державного або муніципального архіву), який погодив описи справ постійного і довготривалого терміну зберігання (в нашому прикладі це 12.01.2011). Вона переноситься в акт з наявного у вашому розпорядженні протоколу і повинна бути раніше дати складання акта. Якщо організація не є фондообразователем державного або муніципального архіву, то, природно, опису можна не погоджувати і цей пункт з даного акту можна виключити;

2 - дата акта (у прикладі це 25.01.2011) - вказується в бланку документа, є датою складення акта, його підписання посадовою особою, яка проводила експертизу цінності документів, його підпис оформляється в підсумковій частині акта. У затвердженій Росархивом формі цього акту є одна підпис (зазвичай голови ЕК організації), але на практиці цей акт можуть підписувати всі учасники цієї експертної комісії (такий варіант показаний в нашому Прімері 2);

3 - дата погодження акта з ЕПК (ЕК) організації (26.01.2011). Акт погоджується лише після його складання, тому дата узгодження і номер протоколу вносяться в акт після його розгляду на засіданні комісії, і, природно, дата погодження акта повинна слідувати за датою його підписання (складання);

4 - дата затвердження акта керівником організації (27.01.2011). Погоджений з ЕК організації акт передається на затвердження керівнику організації;

5 - далі на підставі затвердженого акту документи вивозяться в пункт утилізації. Тому дата вивезення документів є наступною датою, яка проставляється на акті на підставі совершившегося факту вивезення документів;

6 - після того як документи вивезені і знищені, архіваріус зобов'язаний внести відповідні записи в облікові документи архіву (в описі), про що робиться такий запис з проставленням дати внесення змін (в нашому прикладі це 31.01.2011, тобто в той же день, коли були вивезені документи).

Справи, призначені для знищення, після затвердження актів зберігаються в спеціально відведеному для них місці окремо від документів з постійними і тимчасовими термінами зберігання.

Справи, що підлягають знищенню, в подальшому передаються на утилізацію. Факт знищення документів оформляється наступним актом. Він складається в довільній формі, при цьому обов'язково зазначаються склад комісії, яка проводила утилізацію документів, дата вчинення дії, акт підписується всіма членами комісії та затверджується керівником організації, яка займалася знищенням (див. Приклад 3).

приклад 3

Акт про знищення документів і справ

Згорнути Показати

Наведемо зразок ще одного акту, коли знищуються документи / бланки, термін дії яких не закінчився, проте вони були зіпсовані (Приклад 4). До нього можна прикласти вирізані номери зіпсованих бланків (наприклад, трудових книжок і вкладишів до них), що в подальшому підтвердить їх знищення.

приклад 4

Акт про знищення зіпсованих бланків (складений в довільній формі)

Згорнути Показати

Акти про виділення до знищення документів після внесення змін до облікових документів архіву підшиваються в справу «Акти знищення документів з простроченим терміном зберігання». До кожного з них додаються копії протоколів, зазначених в акті, і приймально-здавальних накладна, акт знищення документів.

Способи знищення документів

При фізичному знищенні документів потрібно керуватися наступними принципами 1 :

• знищення має бути санкціонованим і проводитися відповідно до вимог нормативних правових актів;
• документи, пов'язані з майбутніми або проведеними судовими розглядами і розслідуваннями, знищувати не слід;
• знищення документів проводиться таким чином, щоб забезпечувати конфіденційність будь-якої міститься в них інформації;
• знищуються всі копії документів, дозволених до знищення, включаючи персональні, страхові та резервні.

Знищення документів з простроченим термінів зберігання можна робити декількома способами.

У електронних документів є своя специфіка.

Якщо документи розміщені на паперових носіях, то існують три основні варіанти їх знищення: промислове шредірованіе, хімічне знищення і спалювання (у великих обсягах воно проводиться на спеціальних площах і устаткуванні). Справа в Таблиці ми перерахували переваги і недоліки цих методів знищення, додавши до них «закопування» не тому, що рекомендуємо його використовувати, а тому, що деякі «умільці» вдаються до нього, хоча він малоефективний. Найчастіше знищення архівних справ, включених в акт, виробляється шляхом спалювання або механічної переробки на спеціалізованих бумагоперерабативающіх підприємствах. Якщо необхідно знищити великі обсяги секретних документів, то, як правило, звертаються до компаній, які мають ліцензію на право переробки документів, що становлять державну таємницю. При малих обсягах з цим можна впоратися самостійно.

* * *

Ніхто не застрахований від помилок, в тому числі від знищення потрібних документів. У подібному випадку компанія повинна вжити заходів по їх відновленню.

Про фіксації факту втрати документів і способах їх відновлення читайте в статті « Втрата документів: можливі рішення »

Звичайно, можуть бути застосовні специфічні технології по збірці шредірованних документів. Крім того, якщо документи втрачені в результаті затоплення, можуть використовуватися технології щодо заморожування або дифузійної сушінні. Однак на практиці такі методи швидше виняток з правил.

Будь-які правила, встановлені на законодавчому рівні, фактично відсутні. Однак вдалося знайти лист УМНС Росії по м Москві від 13.09.2002 № 26-12 / 43411, яке в разі пропажі або загибелі первинних документів рекомендує:

• призначити наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі первинних документів;
• вжити заходів з відновлення тих первинних документів, які підлягають відновленню і зберіганню протягом встановленого законодавством терміну.

Компанія може укласти договір зі сторонньою організацією для відновлення документів. Як правило, компанії вдаються до відновлення бухгалтерських та кадрових документів. Після завершення робіт по відновленню документів, виконаних сторонніми фірмами, необхідно скласти акт здачі-приймання виконаних робіт.

На закінчення також слід зазначити, що в Росії знищення документів після закінчення обов'язкового періоду зберігання є правом, а не обов'язком організації (лист Мінфіну Росії від 18.10.2005 № 03-03-04 / 2/83).

Таблиця

Переваги та недоліки основних способів знищення паперових документів

Згорнути Показати